Færre kommunikations­platforme skaber øget produktivitet

Det er ikke nogen nyhed, at digitale kommunikationsplatforme har oplevet et boom uden fortilfælde i 2020. Men i takt med at ansatte er kommet på fornavn med Zoom, Skype, Microsoft Teams og GoToMeeting, for at nævne de mest gængse, er stressniveauet vokset. For de nye digitale bekendtskaber står ikke alene. De slutter sig til den underskov af online platforme, apps og delingstjenester, foruden e-mails, sms'er og opkald, som vi i forvejen skal forholde os til og være opdaterede på.

Vi spilder tid, opmærksomhed og energi på relativt ligegyldig information og interaktioner

Allerede i 2015 advarede to eksperter om konsekvensen.

"Digital overbelastning kan være det afgørende problem for nutidens arbejdsmarked (...) Vi spilder tid, opmærksomhed og energi på relativt ligegyldig information og interaktioner," lød det i Harvard Business Review. 

Intern struktur er altafgørende

En rundspørge blandt 2.000 vidensarbejdere i USA, Storbritannien og Australien lavet af amerikanske RingCentral i 2018 viser blandt andet, at 70 procent har svært ved at nå deres arbejde på grund af de mange platforme, de skal navigere imellem og orientere sig på. Det billede bakkes op af teknologiselskabet Dynamic Signals årlige studie af medarbejderkommunikation og engagement, der for 2019 konkluderede, at 80 procent af den amerikanske arbejdsstyrke føler sig stresset på grund af ineffektiv kommunikation. Det er en stigning på 30 procent i forhold til året før.

Om end resultaterne ikke kan overføres én til én til en dansk kontekst, er de høje tal alligevel foruroligende. De mange platforme gør os ikke blot mindre effektive, de øger også risikoen for at udvikle stress. 

"Der er en uigennemtrængelig urskov af forskellige systemer, kommunikationsformer og strukturer, som vi endnu ikke har lavet en dyreveksel igennem," siger Rikke Kristine Nielsen, der er lektor i organisationskommunikation ved Aalborg Universitet.

Man kan overveje at luge ud i denne urskov og få sat ting i system og sikre, at man udnytter de muligheder, der er

Hun kalder 2020 et "kæmpe eksperimentarium", hvor diverse digitale løsninger er knopskudt overalt, men samtidig har ført til feberredninger, hvor uforberedte virksomheder har grebet ud efter det første det bedste digitale værktøj.

"Man kan overveje at luge ud i denne urskov og få sat ting i system og sikre, at man udnytter de muligheder, der er," siger Rikke Kristine Nielsen og understreger, at det i princippet er ligegyldigt, hvilken kanal der kommunikeres på, så længe der er en intern struktur og klarhed omkring informationsflow og -deling.

Hvis virksomheder for eksempel deler dokumenter i flæng via Sharepoint, Slack, mails og dropbox og kommunikerer både via interne chatfunktioner, sms, Messenger, e-mails og WhatsApp, så mister medarbejdere meget hurtigt overblikket over, hvor ting ligger, og hvilken kanal man skal benytte.

Tilbage til udgangspunktet

De mange tekniske værktøjer er skabt for at hjælpe os og gøre vores arbejde lettere og bedre, men ender desværre ofte med at have den modsatte effekt. Over to tredjedele af deltagerne i RingCentrals undersøgelse vurderer, at de spilder op til en time dagligt på at skifte rundt mellem forskellige apps, i forsøget på at finde ud af på hvilken platform informationer ligger, og hvilken kanal den sidste besked tikkede ind på. Ifølge Mortimer Liebman, Telia Erhverv, er et af problemerne, at de mange apps ofte kun har én funktion. Altså at de for eksempel udelukkende kan bruges til fildeling, til chat eller til online møder.

"Alle nye apps og tjenester har hver især kunnet noget unikt og har typisk gjort det virkelig godt. Valgmulighederne har været mangfoldige, men i bund og grund er det vigtigste at finde ud af, hvordan medarbejdere arbejder nemmest, smartest og mest enkelt. Det er udgangspunktet," siger han.

Der kan være store gevinster ved at foretage en analyse af virksomhedens kommunikationsstruktur. Selvom det er vanskeligt at give et klart bud på, hvad dårlig kommunikation koster virksomheder på bundlinjen, er der tale om betydelige beløb. En undersøgelse fra 2017 gennemført i blandt andet Tyskland og Frankrig estimerer, at det årlige tab lyder på 11.000 dollars, altså 70.000 kroner, per medarbejder.

Teams med telefoni - én samlet løsning

Teams med telefoni - én samlet løsning

Med Teams med telefoni fra Telia får I én samlet platform med samarbejds- og kommunikationsløsninger. Det er enkelt, effektivt og tidsbesparende.

Tid og sted er underordnet

Telia Erhverver dagligt i kontakt med erhvervskunderne. Det giver indblik i, hvad der rør sig rundt omkring i danske virksomheder og mulighed for at komme på forkant med de problemer og behov, virksomhederne har med hensyn til kommunikation og digital infrastruktur.

I mange tilfælde er løsningen at samle flere af de essentielle værktøjer på én platform.

”Ved at samle flere værktøjer ét sted, simplificerer du arbejdsgangen og gør det lettere for medarbejderne, fordi de ikke skal ind i flere forskellige programmer og apps for at løse deres arbejdsopgaver,” siger Mortimer Liebman.

Telia Enterprise har derfor indgået et samarbejde med Microsoft om at integrere telefoni i Microsoft Teams. Eftersom op mod 90 procent af danske virksomheder allerede bruger Microsoft, er det nye tilbud blot en måde for virksomhederne at bygge ovenpå en investering, de allerede har foretaget, forklarer han.

Ved at samle flere værktøjer ét sted, simplificerer du arbejdsgangen og gør det lettere for medarbejderne, fordi de ikke skal ind i flere forskellige programmer og apps for at løse deres arbejdsopgaver

Ud over online møder indeholder Teams i forvejen fildeling, intern chatfunktion, kalenderfunktion samt mulighed for at tilkoble alle Microsofts apps. Ved at tilføje telefoni til pakken kan medarbejdere bruge Teams som en mobiltelefon – de kan viderestille samtaler, ringe både eksternt og internt, de kan se, hvornår kollegaer er ledige, og virksomhederne kan benytte en digital reception eller omstillingsfunktion. Der er altså tale om en sammensmeltning af platforme, der letter arbejdsgangen.

”Overblikket bliver alt andet lige bedre. Du kan se dine kollegaer, få adgang til jeres arkiv og håndtere både intern og ekstern kommunikation i ét system, uanset hvor du befinder dig, og hvornår du arbejder. Arbejdet rykker så at sige uden for tid og sted,” siger Mortimer Liebman.

Selvom RingCentrals undersøgelse viser, at to tredjedele af deltagerne ville foretrække en enkelt platform til al kommunikation, tror han ikke, at vi i fremtiden vil se danske virksomheder begrænse sig til blot én platform:

”Fremadrettet, tror jeg, at vi fortsat vil arbejde på flere platforme. Men vi kan forsøge at samle så mange værktøjer som muligt ét sted og dermed gøre vores til at lette arbejdsgangen og sikre bedre arbejdsmiljø og produktivitet i de danske virksomheder.”

Læs også...

Vellykket remote work kræver klar kommunikation

Mere arbejde på afstand har vist sig at udløse en række kommunikationsudfordringer i vores arbejdsdag.