Vellykket remote work kræver klar kommunikation

Teknologi gør vores arbejde mere og mere fleksibelt. Såkaldte digitale nomader har bevist, at så længe der er en internetforbindelse, er tid og sted underordnet; du kan arbejde, hvorfra du vil, hvornår du vil. Indtil for nylig var det dog de færreste, der byggede deres arbejdsliv op omkring "arbejde på afstand" eller remote work, som det typisk kaldes. Det ændrede pandemien. 

I et land som Danmark, hvor op mod 95 procent af arbejdsstyrken udgøres af vidensarbejdere, var mange pludselig nødsaget til at arbejde hjemmefra. Det har været en blandet fornøjelse. Som Rikke Kristine Nielsen, lektor i organisationskommunikation ved Aalborg Universitet, siger:

"Nogle har været i himlen - det har været super luksus, fred og ro; andre har følt sig ekskluderet og overbebyrdet."

Sociale samtaler

En undersøgelse fra Danmarks Tekniske Universitet (DTU) kigger nærmere på vidensarbejderes reaktion på omstillingen til at arbejde hjemmefra i de første måneder efter pandemien ramte Europa. Af de danske svar - undersøgelsen indeholder 4.643 svar fra otte europæiske lande - er det tydeligt, at skiftet har været sværere for ledere end for de ansatte.

Det er derfor afgørende, at ledere bliver mere opsøgende og får indarbejdet nogle vaner i forhold til at tjekke op på den enkelte medarbejder.

Det kommer ikke bag på virksomhedspsykolog Susie Kjær. I 2016 afsluttede hun og kollegaer et treårigt forskningsprojekt, støttet af Arbejdsmiljøforskningsfonden, der undersøgte digital ledelse. Studiet fandt, at ledelse er afgørende for, om remote work bliver en succes eller fiasko. Dengang som nu er et af hovedproblemerne nemlig de ansatte, der føler sig isoleret og glemt, når de ikke har deres daglige gang på en fysisk arbejdsplads.

Det er derfor afgørende, at ledere bliver mere opsøgende og får indarbejdet nogle vaner i forhold til at tjekke op på den enkelte medarbejder. Susie Kjær kalder det "sociale samtaler"; samtaler, som altså ikke knytter en til en særlig opgave, men er mere small talk.

"Et af vores råd dengang var, at ledere i langt højere grad skulle udnytte de digitale muligheder for at tage mere uformelle snakke med medarbejdere. Vi anbefaler, at man tager månedlige én til én-samtaler med hver enkelt medarbejder, hvis det er muligt, for at høre hvordan det går. Kommunikationen skal i højere grad være mere social, mere involverende og opfordre til mere samarbejde," siger Susie Kjær.

Teams med telefoni - én samlet løsning

Teams med telefoni - én samlet løsning

Med Teams med telefoni fra Telia får I én samlet platform med samarbejds- og kommunikationsløsninger. Det er enkelt, effektivt og tidsbesparende.

Struktur og præcise beskrivelser

En anden kommunikationsudfordring er manglen på struktur. Uden klarhed omkring kommunikationsgang og præcise opgavebeskrivelser er det svært for medarbejdere at planlægge og gøre deres arbejde.

”Når man arbejder på afstand, er der brug for klare linjer. Det er nødvendigt med mere struktur, mere udspecificeret planlægning, end man normalt ville gøre, så man sikrer, at alle har forstået opgaven. Ellers kan tingene løbe af sporet,” siger Rikke Kristine Nielsen og fortsætter:

”Det kræver en ekstra indsats, som selvfølgelig handler om, hvilke platforme vi bruger. Om kontakten sker via WhatsApp eller Slack, er ét fedt, men der skal være klarhed om, hvor man kan fange lederen og den enkelte medarbejder. Det er lidt en teknologisk rodebutik, som man skal rydde op i.”

Siden Susie Kjær forskede i digital ledelse, er der kun kommet flere digitale platforme til. Hun kan sagtens forestille sig, at det kan give problemer, hvis ledelsen ikke får afgrænset, hvilke platforme arbejdspladsen benytter. Derudover peger hun på, at uddannelse i værktøjerne er afgørende:

”Vores forskning viste, at ansatte ofte ikke bliver ordentligt introduceret til digitale værktøjer, i stedet bliver det lidt med venstrehånd, som ’Så får vi en ny platform, og så må medarbejderne selv finde ud af, hvordan det fungerer, det klarer de nok’.”

Planlæg det tilfældige

Noget andet ved remote work, som giver problemer for mange, er fraværet af socialt samvær med kollegaer. God morgen-hilsner, småsnak ved kaffemaskinen eller over printeren, frokostsamtaler og alle de andre små sociale interaktioner, vi er vant til i løbet af arbejdsdagen, har vi ikke, når vi arbejder på afstand.

For eksempel bliver kommunikationsplatforme som Microsoft Teams brugt til at afholde virtuelle fredagsbarer, til at spise virtuel frokost sammen eller andre sociale events.

”Blandingsforholdet i vores interaktion er tippet. Teknologien er gået fra at være et støtteværktøj til at være den eneste kommunikationskanal,” forklarer Rikke Kristine Nielsen. For at råde bod på det er det derfor afgørende, at man bliver god til at ”planlægge det tilfældige”:

”Det digitale giver dårlige vilkår for spontanitet og inspiration, som vi tidligere kunne forlade os på, så vi skal gå vores held i møde på en mere planlagt og strategisk facon. Vi skal tage hvert vores ansvar for at fysisk distance ikke bliver social distance,” siger hun.

Også her kan de digitale værktøjer hjælpe. For eksempel bliver kommunikationsplatforme som Microsoft Teams brugt til at afholde virtuelle fredagsbarer, til at spise virtuel frokost sammen eller andre sociale events.

En af hovedkonklusionerne i Susie Kjærs forskningsprojekt var, at trods udfordringerne med remote work, var medarbejderne enige om, at de ikke vil tilbage til at sidde 8-16 bag i et kontor. De var alt for glade for fleksibiliteten og de mange fordele ved at arbejde på afstand. Hun tror derfor, at indstillingen til remote work spiller en rolle:

”Det er den vej, det går – vi kommer til at se mere og mere, at folk arbejder på afstand. Vi skal se det som en berigelse og arbejde på, at få det til at fungere.”

Læs også...

Færre kommunikationsplatforme skaber øget produktivitet

"Lug ud", råder forsker: Arbejdspladsens mange kommunikationsplatforme forværrer både produktivitet og arbejdsmiljø.