Menuomstilling giver dem, der ringer op, mulighed for at blive omstillet via tastevalg.

Har du valgt af få menuomstilling med tastevalg, skal denne sættes op. Denne video viser dig, hvordan du sætter en menuomstilling og de tilhørende funktioner op. Du vil blive ledt igennem:

• • Opsætning af menuvalg op som skal passe til de valg, du præsenterer i din velkomstbesked.
  • Indstilling af regler for håndtering af indkommende opkald, når I holder lukket eller er til frokost.
  • Indstilling af åbningstider.
  • Indstillinger for telefonsvarer
  • Indtaling af beskeder

Når du skal sætte menuvalg op (som svarer til din velkomstbesked), skal du gøre følgende:

• 1. Angiv op til 12 valgmuligheder (vi anbefaler dog maksimalt 5 valg, så det er til at overskue for den, som skal vælge)
  2. Definer, hvilket nummer eller svargruppe eller andet et givet valg skal ledes til. Menuvalg kan lede til følgende
     • Svargruppe
     • En specifik bruger
     • En anden menuomstilling
     • Et telefonnummer
     • Telefonsvarer
     • Gentage menu
     • Åbningstider
  3. Hvis den, der ringer op, ikke foretager et menuvalg, kan du også vælge, hvad der skal ske.
  4. Når du har lavet din menuomstilling, skal du huske at gemme ændringerne

Næste trin er, at du skal angive regler for håndtering af indkommende opkald, når I holder lukket eller er til frokost. Der er fire muligheder:

1. 1. Du kan viderestille til en telefonsvarer.
   2. Afspille en besked
   3. Viderestille til andet nummer
   4. Afspille en besked og derefter viderestille til andet nummer

Vælg den mulighed I ønsker

Under Tidsskema og åbningstider kan du definere jeres åbningstider og lægge fremtidige lukkeperioder ind, f.eks. jul, nytår og påske.

Du kan aktivere dit tidsskema, hvis du ønsker at definere åbningstider. Du kan definere følgende:

1. 1. Ugeskema med daglige åbningstider
   2. Afvigende åbningstider til brug for helligdage og ferier

Under telefonsvarer vælges om I skal have telefonsvarer og hvem, der i givet fald kan aflytte telefonsvareren.

En svargruppe er en funktion, der betjenes af en eller flere personer, som besvarer gruppens telefonnummer i en på forhånd defineret rækkefølge.

Under Svargrupper og Fordeling af indkommende kald skal du tage stilling til den rækkefølge opkaldene fordeles til brugerne på. Du kan også vælge Tilfældig rækkefølge, hvis der ikke er nogen prioritering.

Her kan du tilføje brugere. Du kan søge brugere på navn eller telefonnummer. Husk at sætte ”45” foran telefonnummeret. Svargrupper kan også tilføjes brugere ved at gå ind på den enkelte bruger under menuvalget Brugere

• Under Indkommende opkald og Nummervisning for indkommende opkald skal du tage stilling til, hvilket nummer der skal vises til den person, der svarer. Skal det være nummeret på den person, der har ringet eller skal det være svargruppens nummer. Det sidste kan være nyttigt, hvis en bruger er medlem af flere svargrupper eller om opkaldet kommer direkte til modtagerens mobilnummer.
  • Du skal også tage stilling til, hvor mange brugere, der samtidig skal kunne modtage et opkald. Ved 2 eller flere samtidige, er det den første, der svarer, der får opkaldet
  • Under Ringetid per medlem angives, hvor længe der skal ringes til en bruger, før opkaldet sendes videre til næste i rækkefølgen
  • Du skal tage stilling til, hvor mange gange en person i svargruppen forsøges opkaldt. Hvis antallet er større end antal medlemmer i svargruppen, startes forfra.
  • Under ”Når ingen medlemmer er tilgængelige” har du tre muligheder. Du kan vælge om:
    1. Der skal afspilles en besked
    2. Omstilles til telefonsvarer
    3. Eller omstilles til et andet nummer, der f.eks. også kan være en anden svargruppe. Vær opmærksom på Telias gældende takster ved omstilling til eksterne numre.

Under telefonsvarer vælges om I skal have telefonsvarer og hvem, der i givet fald kan aflytte telefonsvareren. Telefonsvareren er fælles for svargruppen.

Under Køindstillinger vælger I om opkald skal kunne sættes i kø. En kø kan benyttes, hvis alle personer i svargruppen er optaget og I ikke kan nå at besvare alle de indkommende opkald. Det er også her I laver indstillinger for opkald, der sættes i kø.

• • Hvis I ikke ønsker at have en kø, bliver opkald mødt af optagettone, hvis alle medlemmer i svargruppen er optaget.
  • Du skal tage stilling til om nye opkald kan sættes i kø, hvis den forventede ventetid overstiger en varighed, som du definerer
  • Du skal også tage stilling til hvor mange, der maksimalt må være i køen og hvad der sker, hvis det maksimale antal overskrides.

Under Tidsskema og åbningstider kan du definere svargruppens åbningstider og lægge fremtidige lukkeperioder ind, f.eks. jul, nytår og påske.

Du kan aktivere dit tidsskema, hvis du ønsker at definere åbningstider. Du kan definere følgende:

• • • Ugeskema med daglige åbningstider
    • Afvigende åbningstider til brug for helligdage og ferier

Under Besked kan du se de beskeder, der allerede findes i Touchpoint samt de beskeder, som du selv indtaler. Beskederne er til brug for velkomstbesked, ventebesked til kø, telefonsvarer, besked ved lukket eller viderestilling og når ingen af svargruppens medlemmer er tilgængelige.

Du kan nemt indtale en ny besked via din Touchpoint mobilapp

1. Åbn appen på din mobiltelefon
2. Vælg den svargruppe eller menuomstilling du vil indtale en besked for.
3. Klik på ”Optag/vælg” besked nederst på siden.
4. Vælg den besked, du vil optage.
5. Klik på knappen ”Ny besked”.
6. Klik på ”Start optagelse”.
7. Tryk på ”Stop”, når du har optaget din besked. Nu kan du lytte til din optagelse ved at klikke på Afspil. Hvis du ikke er tilfreds, skal du klikke på ”Ny optagelse”. Hvis du er tilfreds, skal du klikke på ”Overfør” eller ”Overfør & brug”.